mail merge

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MS Word में मेल मर्ज (Mail Merge) वह facility है ”जिसका उपयोग करके बहुत सारे या अलग अलग लेटर्स (Invitation Card, Personal Letter, Office Letter आदि) को कम से कम समय में अनेक User को भेज सकते है। मेल मर्ज फीचर का उपयोग उस स्थिति में ज्यादा होता है, जब User को किसी एक Letter या Information को सैकडों हजारों लोगों तक पहॅुचाना होता है। मेल मेल को एक उदाहरण की सहायता से भी समझ सकते है।  

जैसे कि यदि हमे एक लेटर या सूचना 500 अलग अलग व्‍यक्ति को उनके नाम और पते (एड्रैस) के साथ सेन्‍ड करना है तो ऐसी Condition में हमे 500 बार उन सभी लोगों के लिए इस लेटर या सूचना को कॉपी-पेस्‍ट कर उनमें अलग-अलग नाम और एड्रेस Add करने पड़ेंगे इससे तो हमारा काफी समय खर्च हो जाएगा। ऐसे समय हम एक Database बना सकते हैं, जिसमें सभी प्राप्‍तकर्ता के नाम, एड्रेस और अन्य जानकारी शामिल होगी। यह Database कि फ़ाइल एमएस एक्‍सेल (MS Excel) या एमएस एक्‍सेस (MS Access) की होती हैं।

इस Database को हम अपने Letter document के साथ connect करते हैं, फिर आप database के filed को इस letter में इन्‍सर्ट करते हैं। इसके बाद मेल मर्ज की सहायता से database में शामिल record के आधार पर letter कि उतनी copy और इनमें एक-एक नाम, एड्रेस या अन्य जानकारी को collect करता हैं।

Mail Merge मुख्य रूप से customer, subscriber या सामान्य व्यक्तियों को बल्‍क में mail भेजने की प्रक्रिया को automatic करता है।

मेल मर्ज फायदे क्या है? What are mail merge advantages in Hindi?

  • समय की बचत (Time Saver) – मेल मर्ज उस समय बहुत महत्वपूर्ण होता है, जब हमे एक जैसे बहुत सारे Document बनाने हो तथा अधिकतर Text same रहता है। लेकिन कई डॉक्‍यूमेंट में कोई ना कोई चीज Unique रहती है । इस प्रकार Mail merge हमारे समय तथा मेहनत को बचाता है।
  • तीव्रता (Fast) – Mail merge में हम उपयोग तेजी से डाक्‍युमेंट को अपने प्राप्तकर्ता, स्‍टॉफ, कर्मचारियों को भेजने के लिए कर सकते है।
  • लचीलापन (Flexibility) – मेल मर्ज का हम उपयोग कर letter पोस्‍टकार्ड तथा labels इत्‍यादि मेल में मर्ज में कर सकते साथ ही मेल मर्ज टेम्‍पेलेट में Custom Color ग्राफिक्‍, टाइपोग्राफी आदि को add सकते हैं। कुछ सुविधाओ मे हम अपनी स्वलिखित Handwriting का उपयोग Mail मर्ज में कर सकते है। यह आपको बहुत से Options प्रदान करता है।
  • किफ़ायती (Cost Saving) – मेल मर्ज न हमारा समय ओर पैसे दोनों बचाता है। हमे महंगे letterhead खरीदने से बचाता है, आप मेल मर्ज की help से हम आसानी से Templates  को बना कर  रख सकते है एवं जरूरत पड़ने पर  प्रिंट कर सकते है।
  • सरलता (Do Easy) – मेल मर्ज का फायदा यह है कि मेल मर्ज का उपयोग करके कंपनी या कार्यालयो के कर्मचरियों  को Standard Letter लिख कर भेज सकते है। इस कम के लिये कंपनी या कार्यालयो को बार-बार प्रत्‍येक नाम और एड्रैस को Manually बदलने की आवश्‍यकता ही नहीं होती है।Mail Merge सैंकड़ों लेटर तथा Envelope को बनाने में सक्षम होता है।  यदि किसी व्‍यक्ति के पास letter या information भेजा जाता है तो ऐसा लगता हैं कि किसी को अलग अलग प्रकार से letter लिखा गया हो ।
  • पुनः उपयोग (Reuse Templates) – MS word  में मेल मर्ज का यह महत्वपूर्ण फीचर है। जो डाटा बेस में संग्रहित Name  एवं address के लिए एक पर्सनल letter, Greeting कार्ड कम्‍युनिकेशन बनाने का कार्य करता है एवं एक बार Template  उपयोग करने  के बाद उसका दोबारा  भविष्‍य में उपयोग कर सकते हैं।
  • अपनी पसंद अनुसार परिवर्तन (Edit you like) – जी हां हम मेल मर्ज की सहायता से जो भी Editing या Customize करना  चाहे तो उसे हम आसानी से कर सकते हैं। मेल मर्ज की सहायता से tables, graphics, Colors आदि जोड़  कर सकते हैं। इसके साथ ही हम यदि किसी फिचर को Apply करना चाहे तो सभी डाक्‍यूमेंट मे बार बार change करने की आवश्यकता नही main document मे change करने पर यह सभी डॉकयुमेंट मे automatic change हो जाता है।
  • स्वच्छ एवं व्यवसायी (Neat & Professional) – Mail merge के विशेषता यह है कि यह आपके कार्यो को स्वच्छ एवं व्यवसायी बनाते  हैं। इसके उपयोग से हम अपने Source  डाटा को छोटी-छोटी इंफॅर्मेशन इकाईयों में बांट देते हैं। जिससे हम इंफॅर्मेशन के साथ Flexible हो जाते  है, यह आपका कार्य को Clean  प्रोफेशनल बनाता है।
  • सशर्त एवं बेहतर विकल्प (Conditional Formatting & Options) – Recipient  की आवश्यकता के अनुसार हम  डाक्‍युमेंट मे  Edit  या कस्‍टमाइज कर सकते हैं साथ ही डॉक्‍युमेंट को अधिक formatted बनाने के विकल्प होते हैं।

By admin

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